Wie verbuche ich PayPal und Klarna Zahlungen aus meinem Onlineshop korrekt in DATEV?

In drei Schritten: Erstens den Umsatz brutto zum Bestellzeitpunkt buchen, nicht die Auszahlung. Zweitens die Auszahlung über ein Verrechnungskonto je Zahlungsanbieter laufen lassen, zum Beispiel ein Geldtransitkonto. Drittens die Differenz zwischen Bruttoumsatz und Auszahlung als Gebühren auf ein Aufwandskonto buchen. Wer die Auszahlung direkt als Umsatz bucht, meldet zu wenig Umsatz und verliert den Blick auf die Gebühren.

Warum stimmt die PayPal-Auszahlung nicht mit meinen Shop-Umsätzen überein?

Weil PayPal je Transaktion eine Gebühr abzieht, Erstattungen verrechnet und Beträge zeitversetzt in Sammelauszahlungen bündelt. Eine Auszahlung enthält Bestellungen aus mehreren Tagen, abzüglich Gebühren und Rückerstattungen. Ohne Aufschlüsselung je Transaktion lässt sich der Betrag nicht auf Bestellungen zurückführen.

Was ist die Besonderheit bei Klarna-Auszahlungen?

Klarna rechnet über Settlement-Reports ab, die je nach Vertrag täglich, wöchentlich oder in anderen Rhythmen ausgezahlt werden. Im Report stehen Verkäufe, Gebühren, Retouren und Korrekturen, die alle in einem Nettobetrag münden. Dazu kommen Rechnungskauf und Ratenkauf: Klarna zahlt dir den Betrag unabhängig davon, wann der Kunde tatsächlich zahlt, die Gebühr dafür steckt im Abzug.

Brauche ich für jeden Zahlungsanbieter ein eigenes Konto in DATEV?

Ja, ein eigenes Verrechnungskonto je Anbieter ist der Standard, den auch Steuerberater erwarten. So bleibt nachvollziehbar, welcher Anbieter welchen Betrag schuldet, und der Saldo des Kontos zeigt jederzeit die noch nicht ausgezahlten Beträge. Ein gemeinsames Sammelkonto für alle Anbieter macht die Abstimmung praktisch unmöglich.

Kann ich die Verbuchung von PayPal und Klarna automatisieren?

Ja. Tools wie CONA lesen die Transaktionsdaten der Zahlungsanbieter automatisch ein, ordnen jede Zahlung der passenden Bestellung zu, buchen Gebühren getrennt und übergeben geprüfte, aggregierte Buchungsstapel an DATEV. CONA deckt Shopify Payments, PayPal und Klarna in einer Abstimmung ab, ab 19,99 Euro pro Monat, der erste Monat ist kostenlos.

PayPal und Klarna Zahlungen in DATEV verbuchen: So gehst du vor

Aktualisiert am 25. August 2026

PayPal und Klarna Zahlungen verbuchst du korrekt in DATEV, indem du den Umsatz brutto zum Bestellzeitpunkt buchst, die Auszahlung über ein Verrechnungskonto je Anbieter laufen lässt und die Differenz als Gebühren erfasst. Der häufigste Fehler ist der umgekehrte Weg: die Auszahlung vom Bankkonto als Umsatz zu buchen. Dann fehlen Gebühren, Erstattungen und der Bezug zur einzelnen Bestellung.

Warum die Auszahlung nie der Umsatz ist

Beide Anbieter zahlen netto und gebündelt aus. Zwischen dem, was deine Kunden zahlen, und dem, was auf deinem Konto ankommt, liegen mehrere Abzüge:

Posten	PayPal	Klarna
Transaktionsgebühr	Je Zahlung, prozentual plus Fixbetrag, je nach Vertragsmodell	Je Zahlung, abhängig von Zahlart (Sofortzahlung, Rechnung, Raten)
Auszahlungsrhythmus	Laufend oder gebündelt, je nach Einstellung	Settlement-Reports, je nach Vertrag täglich bis wöchentlich
Erstattungen	Mindern die nächste Auszahlung	Werden im Settlement verrechnet
Korrekturen und Rückbuchungen	Chargebacks samt Gebühr	Korrekturposten im Report

Eine einzelne Auszahlung enthält damit Bestellungen aus mehreren Tagen, abzüglich Gebühren und Erstattungen aus wieder anderen Tagen. Ohne Aufschlüsselung je Transaktion ist der Betrag nicht prüfbar.

Das Buchungsschema, das Steuerberater erwarten

Umsatz brutto zum Bestellzeitpunkt buchen. Die Umsatzsteuer entsteht mit der Lieferung beziehungsweise Leistung, nicht mit der Auszahlung. Bei OSS-Fällen muss der Umsatz zusätzlich je Lieferland getrennt werden. Details dazu stehen in der Anleitung zur Shopify Umsatzabstimmung.
Ein Verrechnungskonto je Zahlungsanbieter führen. Üblich ist ein Geldtransit- oder Anbieterkonto, auf dem die Forderung gegen PayPal oder Klarna steht, bis die Auszahlung eingeht. Der Kontosaldo zeigt jederzeit, wie viel Geld noch beim Anbieter liegt.
Gebühren als Aufwand buchen, nicht verrechnen lassen. Die Differenz zwischen Bruttoumsatz und Auszahlung gehört aufgeschlüsselt: Transaktionsgebühren auf ein Aufwandskonto, Erstattungen als Umsatzminderung, Chargebacks einzeln nachvollziehbar.
Auszahlung gegen das Verrechnungskonto ausgleichen. Geht die Sammelauszahlung auf dem Bankkonto ein, wird sie gegen das Verrechnungskonto gebucht. Stimmt der Saldo danach nicht auf null für den Zeitraum, fehlt ein Posten, und genau das willst du sehen, bevor der Steuerberater es sieht.

Manuell, Steuerberater oder automatisiert

Manuell funktioniert bei wenigen Bestellungen: PayPal-Transaktionsbericht und Klarna-Settlement-Report herunterladen, je Auszahlung aufschlüsseln, buchen. Ab einigen hundert Bestellungen im Monat wird das zur Tagesaufgabe, und jede manuelle Zuordnung ist eine Fehlerquelle.

Beim Steuerberater abladen verschiebt die Arbeit nur. Unaufgeschlüsselte Zahlungsdaten erzeugen Rückfragen und Aufräumstunden, die nach Aufwand abgerechnet werden.

Automatisiert heißt: Ein Tool liest Bestellungen und Zahlungsdaten ein, ordnet jede Zahlung der Bestellung zu, bucht Gebühren getrennt und übergibt aggregierte, vorab abgestimmte Buchungsstapel an DATEV. CONA macht genau das für Shopify Payments, PayPal und Klarna in einer gemeinsamen Abstimmung, zusammen mit Amazon und weiteren Kanälen. Wie das im Detail aussieht, zeigt die Produktseite Shopify DATEV Schnittstelle.

Woran du merkst, dass dein aktueller Prozess kippt

Drei Warnsignale tauchen in der Praxis immer wieder auf: Der Monatsabschluss wartet auf die Zahlungsanbieter-Abstimmung. Auf dem PayPal- oder Klarna-Verrechnungskonto steht ein Saldo, den niemand erklären kann. Und der Steuerberater fragt zum wiederholten Mal nach einer Auszahlung, die sich keiner Bestellung zuordnen lässt. Jedes dieser Signale bedeutet: Die Aufschlüsselung passiert zu spät oder gar nicht.

Mehr Grundlagen findest du im Wissens-Hub. Wenn du sehen willst, wie deine PayPal- und Klarna-Zahlungen automatisch abgestimmt in DATEV landen, zeigen wir dir das in einer kostenlosen Demo, der erste Monat ist kostenlos und ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Wie verbuche ich PayPal und Klarna Zahlungen aus meinem Onlineshop korrekt in DATEV?: In drei Schritten: Erstens den Umsatz brutto zum Bestellzeitpunkt buchen, nicht die Auszahlung. Zweitens die Auszahlung über ein Verrechnungskonto je Zahlungsanbieter laufen lassen, zum Beispiel ein Geldtransitkonto. Drittens die Differenz zwischen Bruttoumsatz und Auszahlung als Gebühren auf ein Aufwandskonto buchen. Wer die Auszahlung direkt als Umsatz bucht, meldet zu wenig Umsatz und verliert den Blick auf die Gebühren.
Warum stimmt die PayPal-Auszahlung nicht mit meinen Shop-Umsätzen überein?: Weil PayPal je Transaktion eine Gebühr abzieht, Erstattungen verrechnet und Beträge zeitversetzt in Sammelauszahlungen bündelt. Eine Auszahlung enthält Bestellungen aus mehreren Tagen, abzüglich Gebühren und Rückerstattungen. Ohne Aufschlüsselung je Transaktion lässt sich der Betrag nicht auf Bestellungen zurückführen.
Was ist die Besonderheit bei Klarna-Auszahlungen?: Klarna rechnet über Settlement-Reports ab, die je nach Vertrag täglich, wöchentlich oder in anderen Rhythmen ausgezahlt werden. Im Report stehen Verkäufe, Gebühren, Retouren und Korrekturen, die alle in einem Nettobetrag münden. Dazu kommen Rechnungskauf und Ratenkauf: Klarna zahlt dir den Betrag unabhängig davon, wann der Kunde tatsächlich zahlt, die Gebühr dafür steckt im Abzug.
Brauche ich für jeden Zahlungsanbieter ein eigenes Konto in DATEV?: Ja, ein eigenes Verrechnungskonto je Anbieter ist der Standard, den auch Steuerberater erwarten. So bleibt nachvollziehbar, welcher Anbieter welchen Betrag schuldet, und der Saldo des Kontos zeigt jederzeit die noch nicht ausgezahlten Beträge. Ein gemeinsames Sammelkonto für alle Anbieter macht die Abstimmung praktisch unmöglich.
Kann ich die Verbuchung von PayPal und Klarna automatisieren?: Ja. Tools wie CONA lesen die Transaktionsdaten der Zahlungsanbieter automatisch ein, ordnen jede Zahlung der passenden Bestellung zu, buchen Gebühren getrennt und übergeben geprüfte, aggregierte Buchungsstapel an DATEV. CONA deckt Shopify Payments, PayPal und Klarna in einer Abstimmung ab, ab 19,99 Euro pro Monat, der erste Monat ist kostenlos.

Abstimmung und DATEV-Export automatisieren?

CONA stimmt Bestellungen, Zahlungen, Gebühren und Umsatzsteuer aus Shopify in Echtzeit ab und exportiert saubere, aggregierte Buchungsstapel nach DATEV. Jede Buchung bleibt bis zur einzelnen Bestellung nachvollziehbar, keine Black Box. Setup in unter einem Tag, erster Monat kostenlos, keine Kreditkarte nötig. 15 Minuten Demo buchen.