Shopify mit DATEV verbinden: Anleitung und Lösungswege

Shopify hat keine native DATEV-Schnittstelle, und DATEV bietet keinen direkten Shopify-Import. Um Shopify mit DATEV zu verbinden, brauchst du immer ein Zwischensystem, das Bestellungen, Zahlungen, Gebühren und Umsatzsteuer in DATEV-konforme Buchungssätze übersetzt. Dafür gibt es drei Lösungswege: manueller CSV-Export mit Excel, klassische Connector-Apps oder eine Abstimmungsplattform, die die Zahlen vor dem Export prüft.

Welcher Weg für dich passt, hängt vom Bestellvolumen, deinem Zahlungsmix und davon ab, wie viel Nacharbeit dein Steuerberater übernehmen soll. Hier bekommst du alle drei Wege im Vergleich, die Liste der Daten, die tatsächlich übertragen werden müssen, und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einrichtung.

Warum es keine direkte Verbindung gibt

Shopify und DATEV sprechen unterschiedliche Sprachen. Shopify liefert Rohdaten: Bestellungen mit Positionen, Zahlungen über Shopify Payments, PayPal oder Klarna, Gebührenabzüge, Rückerstattungen. Alles getrennt, alles in eigenen Reports, alles zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Eine Bestellung vom 3. des Monats wird vielleicht am 5. bezahlt und landet am 8. im Payout, abzüglich Gebühren.

DATEV braucht das Gegenteil: fertige Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Beleg. Ein Buchungssatz ist eine Interpretation der Rohdaten, keine Kopie. Jemand muss entscheiden, auf welches Erlöskonto ein Verkauf nach Österreich gehört, wie die PayPal-Gebühr gebucht wird und wie eine Teilgutschrift den ursprünglichen Umsatz korrigiert.

Diese Übersetzungsarbeit ist der Grund, warum es kein Kabel zwischen Shopify und DATEV gibt. Irgendein System muss sie leisten: du selbst in Excel, eine Connector-App oder eine Abstimmungsplattform. Die drei Wege unterscheiden sich vor allem darin, wie viel dieser Arbeit sie dir tatsächlich abnehmen.

Die drei Lösungswege im Vergleich

Weg 1: Manueller CSV-Export plus Excel

Shopify exportiert Bestellungen und Transaktionen als CSV. Du bereitest die Daten in Excel auf, gleichst Payouts gegen Bestellungen ab und übergibst das Ergebnis an deinen Steuerberater, der daraus Buchungen macht.

Das ist kein schlechter Weg, solange das Volumen klein ist. Bis etwa 100 Bestellungen pro Monat ist Excel ein völlig legitimes Werkzeug, und wer den Prozess einmal sauber mit dem Steuerberater aufgesetzt hat, kommt damit durch. Die Grenze ist das Wachstum: Jede Bestellung erzeugt mehrere Datenpunkte in mehreren Reports, und die Abstimmung von Zahlungen, Gebühren und Retouren wächst schneller als der Umsatz. Welche Differenzen dabei typischerweise auftreten, haben wir in der Anleitung zur Shopify Umsatzabstimmung aufgeschlüsselt.

Weg 2: Klassische Connector-Apps

Connector-Apps verbinden Shopify per API mit DATEV und übertragen Belege automatisch. Das spart den manuellen Export und ist der Grund, warum viele Shops hier starten.

Der Haken liegt in dem, was viele dieser Tools nicht tun: Sie übertragen Rohdaten typischerweise eins zu eins. Oft wird jede Bestellung eine Buchung, jede Zahlung eine Buchung, jede Gebühr eine Buchung. Die Abstimmung, also die Frage, ob Bestellungen, Zahlungen und Payouts überhaupt zusammenpassen, bleibt dann offen. Sie verschiebt sich zum Steuerberater, der in DATEV oft tausende Einzelbuchungen vorfindet und Differenzen im Nachhinein suchen muss. Bei kleinem Volumen und einfachem Zahlungsmix funktioniert das. Bei mehreren Zahlungsarten und wachsendem Volumen entsteht genau das Problem, das der DATEV-Export für den Steuerberater eigentlich lösen sollte: viel Datenmaterial, wenig geprüfte Zahlen.

Weg 3: Abstimmungsplattformen

Der dritte Weg dreht die Reihenfolge um: erst abstimmen, dann exportieren. Eine Abstimmungsplattform zieht Bestellungen, Zahlungen, Gebühren und Retouren aus Shopify und den Zahlungsanbietern, gleicht sie gegeneinander ab und exportiert erst dann nach DATEV, wenn die Zahlen zusammenpassen.

CONA arbeitet nach genau diesem Prinzip: Bestellungen, Zahlungen, Gebühren, Retouren und Umsatzsteuer werden automatisch abgestimmt, bevor etwas exportiert wird. Für deinen Monatsabschluss heißt das: Differenzen fallen vor dem Export auf, nicht erst beim Steuerberater. Angebunden werden Shopify, Amazon und die gängigen Zahlungsanbieter, eine Übersicht findest du bei den Integrationen.

Identische Buchungen werden zu Sammelbuchungen aggregiert, und jede davon bleibt über ein Aktivitätslog bis zur einzelnen Bestellung rückverfolgbar. So bleibt DATEV auch bei hohem Volumen handhabbar, und jede Zahl bleibt erklärbar, wenn der Steuerberater nachfragt. Die Preise sind öffentlich: 19,99 bis 209,99 Euro pro Monat je nach Bestellvolumen, zzgl. MwSt., alle Features in jeder Stufe.

Welche Daten von Shopify nach DATEV müssen

Egal welchen Weg du wählst: Diese fünf Datenströme müssen in DATEV ankommen, sonst stimmen die Salden nicht.

Der häufigste Fehler in der Praxis: Nur die Bestellungen werden übertragen, die Payout-Seite fehlt. Dann stehen Erlöse in DATEV, aber niemand kann belegen, dass das Geld tatsächlich angekommen ist, und die Gebühren fehlen komplett als Aufwand. Spätestens beim Jahresabschluss wird das teuer, weil der Steuerberater die Differenzen manuell aufarbeiten muss. Was das kostet und welche Kostenblöcke bei einer Integration wirklich anfallen, findest du im Artikel Was kostet eine Shopify DATEV Integration?

Schritt für Schritt: Shopify mit DATEV verbinden

So läuft die Einrichtung ab, unabhängig vom Tool. Die konkreten Beispiele beziehen sich auf den Ablauf bei CONA.

1. Systeme verbinden. Shopify und alle Zahlungsanbieter per API anbinden. Wichtig: wirklich alle Zahlungsarten, auch PayPal und Klarna, nicht nur Shopify Payments. Fehlt ein Anbieter, fehlt ein Payout-Strom, und die Abstimmung geht nicht auf. Eine Übersicht der bei CONA verfügbaren Integrationen gibt es auf der Website.
2. Buchungslogik mit dem Steuerberater festlegen. Welche Erlöskonten, welche Steuerschlüssel, wie werden Gebühren und Retouren gebucht, wie wird OSS abgebildet. Dieser Schritt gehört nicht in die IT, sondern in ein gemeinsames Gespräch mit dem Steuerberater. Er kennt den Kontenrahmen, du kennst den Shop. Bei CONA ist das Setup so ausgelegt, dass es in unter einem Tag gemeinsam mit dem Steuerberater erledigt ist, ohne IT-Projekt.
3. Historische Daten prüfen. Entscheide, ab welchem Stichtag die automatische Übertragung gilt und was mit den Monaten davor passiert. Sauber ist ein klarer Schnitt zum Monats- oder Quartalsbeginn, damit keine Zeiträume doppelt oder gar nicht gebucht werden.
4. Ersten Export testen und abnehmen. Einen Monat exportieren, vom Steuerberater in DATEV einlesen lassen und die Salden prüfen: Stimmen Erlöse, Gebühren und Geldtransit mit den Payouts überein? Erst nach dieser Abnahme läuft der Export dauerhaft. Bei einer Abstimmungsplattform ist dieser Check einfacher, weil Differenzen schon vor dem Export sichtbar sind statt erst in DATEV.

Danach läuft die Übertragung laufend, bei CONA in Echtzeit. USt-Rechnungen für B2B und B2C inklusive Käuferdaten und USt-IdNr. erstellt CONA dabei automatisch, ebenso Stornos, Teilgutschriften und Korrekturrechnungen. Der monatliche Aufwand reduziert sich auf die Kontrolle offener Posten statt auf das Bauen von Buchungen, nach eigenen Angaben von CONA sind das rund 95 Prozent weniger manueller Aufwand.

Auswahlkriterien: Kleinunternehmen vs. wachsender Shop

Für ein Kleinunternehmen mit unter 100 Bestellungen pro Monat ist der wichtigste Punkt der Preis und ein einfacher Start. Ein sauberer CSV-Prozess mit dem Steuerberater kann reichen. Wenn du automatisieren willst, achte darauf, dass die Einstiegsstufe bezahlbar ist und keine Features fehlen: Bei CONA liegen die Preise bei 19,99 bis 209,99 Euro pro Monat je nach Bestellvolumen, zzgl. MwSt., und alle Features sind in jeder Stufe enthalten.

Für wachsende Shops ab einigen hundert Bestellungen pro Monat verschieben sich die Kriterien. Diese Checkliste hilft beim Vergleich von Anbietern:

1. Ist die Abstimmung enthalten? Die entscheidende Frage. Überträgt das Tool nur Rohdaten oder gleicht es Bestellungen, Zahlungen und Payouts vor dem Export ab? Ohne Abstimmung wandert die Arbeit zum Steuerberater und taucht auf dessen Rechnung wieder auf.
2. Ist die Lösung OSS-fähig? Ab 10.000 Euro EU-weitem B2C-Fernverkaufsumsatz pro Jahr wird im Bestimmungsland versteuert; die Meldung läuft dann in der Regel über das One-Stop-Shop-Verfahren. Das Tool muss die USt je Lieferland korrekt trennen, sonst musst du für die OSS-Meldung wieder selbst rechnen.
3. Wie werden Rechnungen behandelt? B2B-Kunden brauchen Rechnungen mit USt-IdNr., dazu kommen Stornos, Teilgutschriften und Korrekturrechnungen. Prüfe, ob das Tool diese Rechnungen für B2B und B2C automatisch erstellt.
4. Wie hoch ist der Setup-Aufwand? Wochenlange Implementierungsprojekte mit Beratern stehen bei dieser Aufgabe in keinem Verhältnis zum Nutzen. Ein Setup in unter einem Tag, gemeinsam mit dem Steuerberater, ist der Maßstab.
5. Sind die Buchungen nachvollziehbar? Wenn du eine Zahl in DATEV nicht bis zur einzelnen Bestellung zurückverfolgen kannst, hast du eine Black Box gekauft. Ein Aktivitätslog, das jede Buchung erklärt, ist Pflicht, spätestens bei der ersten Rückfrage vom Finanzamt.
6. Passt der Preis zum Volumen? Rechne den Preis pro Bestellung und vergleiche ihn mit den Kosten der manuellen Arbeit plus Steuerberater-Nacharbeit. Meist ist die Software der kleinste Posten in dieser Rechnung.

CONA ist entlang dieser sechs Kriterien gebaut: Abstimmung vor dem Export, OSS-konforme USt-Trennung, automatische Rechnungen, Setup gemeinsam mit dem Steuerberater, Aktivitätslog und öffentliche Preise. Die Details dazu findest du oben in Weg 3.

Mehr Grundlagen zu Abstimmung, Kosten und dem Zusammenspiel mit dem Steuerberater findest du im Wissens-Hub. Und wenn du sehen willst, wie eine abgestimmte Shopify-DATEV-Verbindung konkret bei deinem Shop aussieht: CONA lässt sich einen Monat kostenlos testen, ohne Kreditkarte, oder du buchst dir eine Demo.