Verkaufsdaten mit DATEV synchronisieren: vier Wege im Vergleich

Eine Plattform, die Verkaufsdaten direkt mit DATEV synchronisiert, gibt es im Sinne einer Live-Verbindung nicht: DATEV importiert Buchungsstapel im EXTF-Format oder ruft Zahlungsdaten über seine Datenservices ab. Hinter dem Wort Synchronisieren steckt in der Praxis einer von vier Wegen: der DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister, der Zahlungsdatenservice für Amazon, eine Connector-App oder ein CSV-Export im EXTF-Format, oder eine Abstimmungsplattform, die Bestellungen, Zahlungen und Gebühren vor dem Export abgleicht und einen aggregierten Stapel liefert. Die ersten beiden bringen Zahlungsdaten zur Kanzlei, die letzten beiden bringen die Erlöse nach DATEV, und nur der vierte prüft vorher, ob beides zusammenpasst.

Was Synchronisieren mit DATEV praktisch heißt

DATEV-Rechnungswesen nimmt Daten auf zwei Wegen an: als Buchungsstapel im EXTF-Format, den die Kanzlei importiert, oder als Zahlungsdaten, die ein DATEV-Datenservice abruft und als Buchungsvorschläge bereitstellt. Verkaufsdaten kommen nur über den ersten Weg an, Zahlungsdaten über beide. Wer nach Synchronisation sucht, meint fast immer beides zusammen.

Der Unterschied zwischen den beiden Datenarten trägt alles Weitere. Verkaufsdaten sind Bestellungen, Positionen, Erlöse, Umsatzsteuer je Lieferland und Retouren; sie kommen aus Shop, Marktplatz oder Rechnungssystem und werden in DATEV zur Erlösbuchung mit Steuerschlüssel oder Automatikkonto gegen Debitor oder Geldtransit. Zahlungsdaten sind Auszahlungen, Einzelzahlungen, Gebühren und Rückbuchungen; sie kommen vom Zahlungsdienstleister oder aus der Marktplatzabrechnung und werden zum Zahlungseingang auf Geldtransit oder Bank plus Gebührenaufwand.

Merksatz: Die DATEV-Datenservices liefern Zahlungsdaten, die Erlöse kommen aus dem Shop, einer Connector-App oder einer Plattform. Welche fünf Datenströme insgesamt ankommen müssen, schlüsselt Welche Daten überträgt man von Shopify zu DATEV? auf.

Die vier Wege nach DATEV

Die vier Wege unterscheiden sich nicht darin, ob Daten in DATEV ankommen, sondern welche Daten, in welchem Zustand und mit wessen Arbeit. Die beiden DATEV-Datenservices liefern Zahlungsdaten an die Kanzlei, Connector-App und CSV liefern Rohdaten als Einzelbuchungen, eine Abstimmungsplattform liefert geprüfte, aggregierte Buchungen.

DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister. Er holt Zahlungsdaten von Zahlungsdienstleistern in die DATEV-Rechnungswesen-Programme; der Zahlungsdienstleister wird dort wie ein eigenes Konto geführt, und die Kanzlei erhält Buchungsvorschläge, die Zahlungen bereits gebuchten Rechnungen zuordnen. Laut der DATEV-Seite zum Datenservice (Stand September 2026) werden Amazon Pay, eBay, Mollie, Shopify und Stripe unterstützt, die DATEV-Presseinformation vom 7. April 2026 nennt zusätzlich PayPal, Amazon und Klarna. Erlöse je Bestellung, Steuerfälle und die Zuordnung einzelner Gebühren zu Bestellungen sind laut DATEV-Beschreibung nicht Gegenstand des Services; die Kanzlei richtet ein und bucht, du gibst nur den Zugriff frei. Ob PayPal und Klarna bei deiner Kanzlei schon darüber laufen, klärst du mit ihr, sonst brauchen deren Auszahlungen einen anderen Weg, wie ihn PayPal und Klarna Zahlungen in DATEV verbuchen beschreibt.

Zahlungsdatenservice für Amazon. Er bringt die Zahlungsdaten des Marktplatzes Amazon in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen; das Amazon-Konto wird dort ähnlich einem Bankkonto angelegt und mit hohem Automatisierungsgrad gebucht. Amazon verhält sich damit wie eine zweite Bank, deren Kontoauszug aus Verkaufserlösen, Erstattungen, Gebühren und der Auszahlung an die echte Bank besteht. Der Service macht diese Zeilen buchbar, er erklärt sie nicht je Bestellung: kein Lieferland, keine OSS-Trennung, kein Verbringen bei Pan-EU-Lagerung, und den Steuerschlüssel für Amazon-Gebühren, die in der Regel unter Reverse Charge nach § 13b UStG fallen, setzt die Kanzlei.

Connector-App oder CSV-Export im EXTF-Format. Beide übertragen Rohdaten: Bestellungen, Zahlungen und Gebühren werden als Zeilen in einen Buchungsstapel geschrieben, den die Kanzlei importiert. Der Weg ist technisch klar, weil das Format fest definiert ist, wird aber ab einigen hundert Bestellungen im Monat anstrengend, weil jede Bestellung mehrere Zeilen erzeugt und niemand vor dem Import prüft, ob Bestellungen, Zahlungen und Auszahlungen zusammenpassen. 5.000 Bestellungen mit je einer Erlös-, einer Zahlungs- und einer Gebührenzeile ergeben 15.000 ungeprüfte Zeilen in einem Stapel, der zudem zum Kontenrahmen der Kanzlei passen muss. Für kleine Volumina mit einer Zahlart ist der Weg trotzdem in Ordnung; wie sich die Fehleranfälligkeit bei hohen Volumina unterscheidet, zeigt Automatisierter DATEV-Export im E-Commerce.

Abstimmungsplattform mit aggregiertem EXTF-Stapel. Sie setzt vor dem Export an und gleicht jede Bestellung gegen die zugehörige Zahlung, die Gebühr und eventuelle Erstattungen ab, bevor irgendetwas nach DATEV geht. Erst der abgestimmte Bestand wird zu Sammelbuchungen verdichtet, und ein Protokoll außerhalb von DATEV führt von jeder Sammelbuchung zur einzelnen Bestellung. Buchungsregeln legen Händler und Kanzlei einmal fest, danach wiederholt sich der Export je Periode. Das ist der einzige Weg, der Verkaufs- und Zahlungsdaten in einem konsistenten Stapel liefert; den Ablauf beschreibt Shopify Buchungen automatisch in DATEV übertragen.

Die Tabelle zeigt, was jeder Weg überträgt, wer ihn einrichtet und für wen er passt.

Zur Ausgangsfrage: Keiner der vier Wege synchronisiert live. Der Unterschied liegt darin, wie viel vor dem Import geprüft wurde.

Wie du die Wege kombinierst, ohne doppelt zu buchen

Datenservice und Plattform schließen sich nicht aus, sie ergänzen sich, wenn die Rollen klar sind. Die Regel lautet: Ein System bucht die Erlöse, genau eines liefert je Zahlungsdienstleister die Zahlungen, und beide treffen sich auf dem Geldtransitkonto. Bucht die Plattform Erlöse und Auszahlungen und zieht die Kanzlei zusätzlich dieselben Zahlungen per Datenservice, stehen die Auszahlungen zweimal in DATEV, und das fällt oft erst beim Jahresabschluss auf.

Praktisch heißt das: Wer was liefert, wird je Zahlungsdienstleister schriftlich festgehalten, der Wechsel bekommt einen klaren Startmonat ohne Überschneidung, und nach der ersten Periode prüft ihr den Saldo des Geldtransitkontos je Anbieter. Steht dort ein Betrag, obwohl längst ausgezahlt wurde, ist eine Seite doppelt oder gar nicht gebucht. Anbieter, die der Datenservice deiner Kanzlei nicht abdeckt, brauchen ohnehin einen zweiten Weg.

Wo CONA in dieses Zusammenspiel passt

CONA, eine Plattform, die Zahlungsströme aus Shop, Marktplätzen und Zahlungsdienstleistern mit den Bestellungen abstimmt und als EXTF-Buchungsstapel nach DATEV exportiert, übernimmt in diesem Setup die Händlerseite. Bestellungen, Zahlungen, Gebühren, Retouren und Umsatzsteuer aus Shopify, Amazon, Stripe, PayPal, Klarna, Mollie, Adyen, Amazon Pay und weiteren Kanälen werden in Echtzeit abgestimmt, bevor etwas exportiert wird. Der Export ist ein aggregierter Buchungsstapel im EXTF-Format, den deine Kanzlei in DATEV importiert, und jede Sammelbuchung bleibt über das Aktivitätslog bis zur einzelnen Bestellung nachvollziehbar.

Die Echtzeit aus der Ausgangsfrage findet also in CONA statt: Differenzen zwischen Bestellung, Zahlung und Gebühr werden laufend sichtbar und geklärt, DATEV erhält das geprüfte Ergebnis. OSS- und Lieferlandlogik sind enthalten, Konten und Steuerschlüssel legst du gemeinsam mit deinem Steuerberater fest, aus zehntausenden Einzelposten werden einige hundert Buchungen. Nutzt deine Kanzlei bereits einen DATEV-Datenservice, klärt ihr im Setup, wer welche Zahlungen liefert, damit jede Auszahlung nur einmal in DATEV steht; das Geldtransitkonto bleibt die Brücke. Für Shopify zeigt das die Produktseite zur Shopify DATEV Schnittstelle, alle angebundenen Systeme stehen bei den Integrationen.

Der realistische nächste Schritt: Kläre mit deiner Kanzlei, wer die Erlöse bucht und wer je Anbieter die Zahlungen liefert, dann lass einen abgeschlossenen Monat parallel laufen. Bei CONA dauert das Setup gemeinsam mit dem Steuerberater in der Regel weniger als einen Tag, kein IT-Projekt, der erste Monat ist kostenlos, ohne Kreditkarte. Den Weg von der Bestellung bis zum importierten Stapel zeigen wir dir in einer Demo, weitere Grundlagen findest du im Wissens-Hub.