Amazon-Marktplatzdaten fehlerfrei für die Steuer vorbereiten

Amazon-Marktplatzdaten bereitest du effizient und fehlerfrei für die Steuer vor, indem du zwei Berichte aus Seller Central kombinierst: den Umsatzsteuer-Transaktionsbericht für Umsatz und Umsatzsteuer je Transaktion und die Abrechnungsberichte für Gebühren, Erstattungen und Auszahlung. Jede Zeile bekommt anhand von Lagerland, Lieferland und USt-IdNr. einen Steuerfall. Dann stimmst du Umsatz, Gebühren und Erstattungen gegen die Auszahlungen ab und übergibst aggregierte Sammelbuchungen im DATEV-Format, nachvollziehbar bis zur Bestellung.

Fehlerfrei heißt: Die Abstimmung geht auf, bevor exportiert wird. Effizient heißt: keine Einzelbuchung je Bestellung. Schwierig wird es, weil der Umsatzsteuerbericht keine Gebühren kennt, die Abrechnung keine Steuerfälle, und keiner der beiden deine OSS- oder Auslandsregistrierungen.

Welche Amazon-Berichte du für den Monatsabschluss brauchst

Zwei Berichtsfamilien reichen. Der Umsatzsteuer-Transaktionsbericht liefert Umsatz und Umsatzsteuer je Transaktion mit Lagerland, Lieferland, Steuersatz, Käufer-USt-IdNr., Retouren und Verbringen; er steht ab dem 3. des Folgemonats bereit. Die Abrechnungsberichte, auch Settlement genannt, liefern je Auszahlungszyklus Gebühren, Erstattungen, Schadensersatz, Reserve und den Auszahlungsbetrag. Dazu kommen zwei Hilfsquellen: der Datumsbereichsbericht als Abstimmquelle für den Kalendermonat und die Gebühren- und Werbekostenrechnungen als Beleg für Vorsteuer oder Reverse Charge.

Die beiden Berichte beantworten verschiedene Fragen und dürfen nicht vermischt werden: Der eine trägt die steuerliche Sicht mit Verkäufen, Retouren und Verbringen, der andere die Geldsicht mit Gebühren, Werbekosten, Schadensersatz, Reserven und Auszahlungen. Welcher Bericht bei welcher Position führt und mit welchem Datum gerechnet wird, ist die erste Entscheidung im Setup, und der häufigste Fehler ist, den Umsatz aus beiden zu ziehen. Die Auszahlung ist jedenfalls nie dein Umsatz, sondern das, was nach Kosten und Einbehalten übrig bleibt.

Zweite Regel: Der Marktplatz ist nicht die steuerrelevante Geografie. Eine Bestellung auf amazon.de kann aus einem polnischen Lager versendet werden. Entscheidend sind Lagerland und Lieferland der einzelnen Transaktion, nicht die Domain, auf der bestellt wurde.

Wie du jede Transaktion einem Steuerfall zuordnest

Der Steuerfall einer Zeile ergibt sich aus drei Angaben: Lagerland, Lieferland und geprüfte USt-IdNr. des Käufers. Daraus folgen Inland, OSS, innergemeinschaftliche Lieferung oder ein lokaler Verkauf aus einem Auslandslager. Gebühren und Erstattungen aus der Abrechnung folgen eigenen Regeln. Amazons eigene Einstufung im Bericht ist dabei ein Kontrollwert, keine Entscheidung: Amazon kennt weder deine OSS-Registrierung noch deine Schwellenposition.

Das sind die Fälle, die den Alltag ausmachen; seltener kommen Ausfuhren ins Drittland, Verbringen zwischen FBA-Lagern, Schadensersatz und von Amazon einbehaltene Steuer dazu, die du einzeln mit dem Steuerberater klärst. Jeder Fall braucht ein eigenes Erlöskonto und eine eigene Steuerbehandlung, und welche das sind, hängt am Kontenrahmen deines Mandanten. Kritisch wird es, wenn mehrere Fälle auf demselben Erlöskonto landen: Dann steht deutsche Umsatzsteuer auf OSS-Umsatz, und OSS- wie ZM-Auswertung stimmen nicht mehr.

Drei Punkte entscheiden darüber, ob die Zuordnung hält. Die OSS-Schwelle von 10.000 Euro netto gilt EU-weit über alle Kanäle zusammen, nicht je Marktplatz; die Abstimmung je Lieferland zeigt OSS-Verkäufe im E-Commerce. Für die innergemeinschaftliche Lieferung reicht die von Amazon erfasste Käufer-USt-IdNr. nicht, sie muss bestätigt sein; ohne Bestätigung ist die Zeile B2C, und ohne fristgerechte Zusammenfassende Meldung entfällt die Steuerbefreiung. Und steht im Bericht ein ausländisches Lagerland, brauchst du dort eine eigene Registrierung: Fehlt sie, ist das ein Fall für den Steuerberater, keine Buchungsentscheidung.

Bei den Gebühren folgt die Umsatzsteuer dem Aussteller der Rechnung. Rechnet eine Einheit im EU-Ausland ohne Umsatzsteuer ab, schuldest du die Steuer nach § 13b UStG und ziehst sie gleichzeitig als Vorsteuer; kommt eine deutsche Rechnung mit Umsatzsteuer, ist es normale Vorsteuer. Welche Gebührenarten in einer Auszahlung stecken, steht in Amazon-Gebühren automatisch abgleichen.

Abstimmen und aggregieren: erst prüfen, dann exportieren

Fehlerfrei und effizient sind zwei Seiten desselben Schritts. Fehlerfrei ist ein Amazon-Monat, wenn sich jede Auszahlung des Zeitraums vollständig aus Umsatz, Gebühren, Erstattungen und Einbehalten erklären lässt und die Gebührenzeilen zu den Gebührenrechnungen passen. Bleibt ein Rest, fehlt eine Position, und sie liegt in der Abrechnung, nicht auf der Bank. Effizient wird er, wenn danach nicht jede Bestellung einzeln nach DATEV geht.

Differenzen haben vier legitime Ursachen: Zeitversatz, Reserve, Währung, Preisanpassung. Alles andere bleibt offen, bis es erklärt ist. Abgestimmt wird je Marktplatz und Bestellnummer, die in der Regel in beiden Berichten steht; unbekannte Abrechnungsbezeichnungen werden mit Betrag gelistet und geklärt, nie als sonstige Kosten geparkt. Weil Umsatz nach Versanddatum und Cash nach Buchungsdatum geschnitten wird, bleibt am Monatsende regelmäßig eine offene Amazon-Forderung auf dem Verrechnungskonto stehen. Das ist keine Buchungslücke, sondern die Abrechnung, die über das Monatsende läuft; die Hintergründe erklärt Amazon-Finanzabstimmung. Nicht-Euro-Marktplätze werden nach § 16 Abs. 6 UStG umgerechnet, und Kurs wie Basisumsatz gehören an die Buchung.

Aggregiert wird erst der geklärte Bestand, und zwar so, dass Steuerfall und Meldeweg je Sammelbuchung eindeutig bleiben. Aus zehntausenden Zeilen werden wenige hundert Sammelbuchungen, die der Steuerberater prüfen kann. Nachvollziehbarkeit bleibt Pflicht: Jede Sammelbuchung muss sich über Belegreferenz, Buchungstext und die Liste der enthaltenen Bestellungen bis zur Bestellnummer auflösen lassen. Ohne Bestimmungsland und Steuersatz an der Buchung bleiben ZM- und OSS-Auswertung in DATEV leer, und der fertige Stapel im EXTF-Format muss zur Mandantenkonfiguration deiner Kanzlei passen, sonst scheitert der Import.

Wo der DATEV Zahlungsdatenservice für Amazon reinpasst

Der DATEV Zahlungsdatenservice für Amazon übernimmt Zahlungsdaten aus Amazon in die DATEV-Rechnungswesen-Programme der Kanzlei; das Amazon-Konto wird dort ähnlich einem Bankkonto geführt und mit hohem Automatisierungsgrad gebucht. Er löst damit den Transport der Zahlungsseite. Den Umsatzsteuer-Transaktionsbericht als Umsatzquelle, die Zuordnung jeder Zeile zu einem Steuerfall je Lager- und Lieferland und die Abstimmung gegen die Bestellungen beschreibt DATEV für diesen Dienst nicht; diese Arbeit bleibt vorgelagert bei dir oder in der Kanzlei. Der Dienst passt deshalb gut, wenn die Kanzlei die Zahlungsseite selbst bucht, und schließt den vorgelagerten Weg nicht aus; was er sonst leistet, beschreibt Verkaufsdaten mit DATEV synchronisieren.

Wo CONA den Amazon-Monat übernimmt

CONA, eine Plattform für automatisierte Umsatzabstimmung und DATEV-Export für Amazon-Händler, liest Abrechnungen und Transaktionsdaten für FBA und FBM auf allen EU-Marktplätzen ein, ordnet Verkäufe, Gebühren, Retouren und Umsatzsteuer je Lieferland zu, OSS-Logik inklusive, und stimmt sie in Echtzeit gegen die Bestellungen ab, bevor etwas exportiert wird. Nach DATEV gehen aggregierte Sammelbuchungen im EXTF-Format mit den passenden Steuerschlüsseln, aus zehntausenden Einzelposten werden wenige hundert Buchungen, und jede bleibt über das Aktivitätslog bis zur einzelnen Bestellung nachvollziehbar. Import, Zuordnung, Abstimmung, Aggregation und Export laufen damit in CONA, die Beurteilung der Befunde und die Freigabe bleiben bei dir und deinem Steuerberater; Buchungsregeln, Konten und Steuerschlüssel legt ihr gemeinsam fest. Shopify, PayPal, Klarna, Otto und Kaufland laufen in derselben Abstimmung mit, den kompletten Ablauf zeigt die Produktseite Amazon Buchhaltung automatisieren.

Der realistische nächste Schritt: Leg die Steuerfall-Summen eines abgeschlossenen Monats neben die Zahlen deiner Kanzlei und prüf, ob die Abstimmung aufgeht. Bei CONA dauert das Setup in der Regel unter einem Tag, gemeinsam mit dem Steuerberater und ohne IT-Projekt, der erste Monat ist kostenlos, ohne Kreditkarte; nach eigenen Angaben sinkt der manuelle Aufwand um rund 95 Prozent. Wenn du das an deinen eigenen Zahlen sehen willst, buch dir eine Demo; weitere Grundlagen zu Amazon, OSS und DATEV findest du im Wissens-Hub.